Software Gestionali & Fatturazione Elettronica

Autore: Euromedian · Specialisti in software gestionali per PMI dal 1998

Quando si gestisce una propria attività economica, è indispensabile avere tutto sotto controllo ed emettere fatture correttamente. Per riuscire in questa impresa è utile affidarsi ai migliori software gestionali che, in quanto tali, semplificano la fatturazione e la gestione di un'azienda e permettono anche, secondo la normativa vigente, di emettere, inviare e conservare le fatture elettroniche delle attività commerciali.

Vediamo ora in cosa consistono i software gestionali di fatturazione ed il perché questi dovrebbero essere sfruttati da parte di diverse figure che operano nel settore commerciale. Ma quali caratteristiche i programmi per fatture devono avere? Vi presentiamo alcune tra le migliori caratteristiche presenti nei software per la fatturazione.

Cosa sono i software gestionali di fatturazione?

Quando si opera in un ambito abbastanza vasto come potrebbe essere quello economico, inteso come produzione di beni e servizi con tanto di relativa vendita, le fatture assumono una grande importanza. Queste devono essere sempre compilate con attenzione ed allo stesso tempo devono essere impostate in un certo modo, in maniera tale che possano essere facilmente analizzate e comprese da parte dei propri clienti. Per prevenire che la fattura debba essere ogni volta compilata a mano o comunque che questa non sia in regola con le diverse normative in vigore, nascono i software di fatturazione, semplici programmi che permettono di ottenere diversi vantaggi come, ad esempio, poter avere un modello preimpostato per la realizzazione e compilazione delle fatture, in maniera alquanto semplice e professionale. Il software si presenta ovviamente con altri vantaggi ma quello principale consiste nell'agevolare le comunicazioni economiche, intese come l'invio della fattura, tra impresa e clienti e azienda e fornitori. Pertanto questi programmi offrono la concreta opportunità di garantire un livello di operatività unico a coloro che si occuperanno della contabilità e burocrazia quotidiana dell'azienda.

A chi sono utili i Software gestionali di Fatturazione?

Il software di fatturazione risulta essere utile per diverse figure, le quali potranno trarre non pochi vantaggi dall'utilizzo di questo applicativo. In primo luogo vi sono le imprese, sia piccole che medie e grandi, che avranno un valido alleato per quanto riguarda la gestione delle fatture e delle documentazioni che dovranno essere inviate ai propri clienti o allo studio commercialista che segue l'azienda, permettendo di prevenire una serie di complicazioni che potrebbero avere non poche ripercussioni: archiviare le fatture e soprattutto averne sempre una copia pronta ad essere stampata rappresentano motivazioni valide che giustificano l'utilizzo di questi particolari prodotti informatici. Oltre alle imprese, questo tipo di software gestionale è utile anche ai singoli imprenditori, in quanto lo scopo finale che si potrà ottenere sarà il medesimo.

Che si tratti di semplici artigiani oppure di figure professionali che operano in altri settori, come ad esempio tecnici informatici ed altre figure, la differenza è assente: questo software sarà in grado di offrire loro la possibilità di avere sempre a portata di mano lo stato della contabilità e, di conseguenza, il costante controllo di entrate e uscite. Inoltre anche i commercialisti possono optare per l'utilizzo di questo particolare tipo di programma, che permetterà loro di effettuare un'archiviazione attenta e precisa, atta ad evitare eventuali confusioni e scambi di fatture tra i vari clienti che si affidano al commercialista stesso.

Perché sono utili questi software gestionali per la fatturazione

Come facilmente intuibile questi software sono utili in quanto permettono di evitare delle perdite di tempo per quanto riguarda la realizzazione di uno schema ben preciso per la creazione della fattura stessa. Molto spesso ci si affida al classico foglio di calcolo virtuale che, per quanto possa essere visto ancora oggi come uno strumento utile per prevenire la realizzazione di fatture non corrette, col software si potrà risparmiare parecchio tempo e prevenire una vasta serie di errori. Occorre dunque sottolineare come un software di fatturazione, grazie ai diversi tipi di modelli di fattura, permetta di evitare di dover svolgere manualmente la creazione delle diverse fatture e di automatizzare tanti aspetti della stessa, come l'inserimento dell'intestatario fattura, il calcolo dei costi e dell'IVA, i pagamenti, il calcolo degli acconti ricevuti, etc.

Vantaggi del software per la fatturazione elettronica

Va inoltre fatto presente che la fattura elettronica creata con un software ad hoc permette di essere archiviata per lunghi archi di tempo senza dover occupare parte del proprio ufficio con i "classici" faldoni pieni di fatture cartacee.

Si sottolinea inoltre che utilizzando gestionali di fatturazione elettronica, si avrà una comunicazione rapida col commercialista, il quale potrà in ogni momento conoscere lo stato della fatturazione e della contabilità, consentendogli di avere sempre il polso dell'azienda e, di conseguenza, di fornire indicazioni e consigli sempre pertinenti allo stato delle cose.

Pertanto il software si presenta con tutte le carte in regola ed in grado di risolvere una vasta serie di complicazioni che potrebbero essere tutt'altro che semplici da affrontare e da risolvere in maniera rapida. Con la comunicazione telematica, supportata dalla gran parte dei software del genere, si potrà avere la certezza che il proprio modo di operare sia sempre corretto, immediato e soprattutto in linea con le leggi e normative vigenti.

Problemi risolti col software gestionale per la fatturazione elettronica

Sul fronte dei problemi che questo software gestionale è in grado di risolvere spicca quello dell'archiviazione che, come già detto, potrebbe avere un impatto negativo sull'impresa stessa.

Viene inoltre rispettata la normativa relativa alla conservazione della fattura che, per legge, deve essere mantenuta per dieci anni. Grazie al fatto che si parla di fatture elettroniche, l'impresa non avrà alcuna difficoltà nell'effettuare l'archiviazione, visto che questa verrà svolta automaticamente dal software, che creerà almeno due copie dello stesso documento, prevenendo quindi la perdita dei dati. Pertanto l'azienda potrà essere sicura che, adottando un software gestionale di fatturazione, godrà del massimo livello di professionalità possibile con la massima sicurezza. Tali software risolvono anche il problema dei lunghi periodi che intercorrono nelle comunicazioni dirette importanti, come quelle tra commercialista e clienti, che molto spesso non avvengono in modo puntuale. Grazie all'utilizzo di questo particolare software anche questo genere di problema potrà essere facilmente sconfitto e rimosso dall'impresa, che si dimostrerà operativa ed in grado di effettuare lo scambio delle diverse informazioni in modo rapido e preciso. Inoltre firma digitale, timbro dell'impresa e tutte le informazioni previste per legge che devono essere presenti nella fattura, come nome dell'azienda e altri dati, saranno inseriti automaticamente nella stessa fattura creata con questo software. Questi sono quindi i diversi problemi che potranno essere facilmente risolti nel momento in cui si decide di utilizzare questo genere di programma, definito come il vero alleato delle imprese che fatturano parecchio e che quindi devono tenere sotto controllo costante la propria contabilità.

Vantaggi e svantaggi dei software gestionali di fatturazione

I vantaggi che si possono ottenere sono diversi e tra di essi spicca:

• invio rapido delle fatture ai clienti;
• sicurezza del fatto che il documento sia arrivato a destinazione;
• personalizzazione della fattura;
• differenti modelli di fattura che potranno essere scelti dall'impresa in base alle proprie esigenze;
• rispetto delle normative in vigore sulla fatturazione;
• archiviazione automatica dei documenti;
• possibilità di poter reperire vecchie fatture per i controlli;
• rapidità nella comunicazione col commercialista;
• accesso anche da remoto ai vari documenti aziendali, intesi ovviamente come fatture.

Si tratta quindi di buoni vantaggi che permettono di prevenire una serie di situazioni negative e che riescono a rendere l'impresa maggiormente professionale.

Maestro Gold: la sintesi di un buon programma di fatturazione

Il software gestionale Maestro Gold di Euromedian permette di:

• controllare tutti i movimenti di magazzino in entrata e in uscita delle merci, delle materie prime, dei prodotti, degli imballaggi etc.;
• verificare il livello delle scorte di magazzino per ottimizzarne la gestione;
• fornire i dati necessari per determinare i costi delle materie prime e degli altri materiali consumati, per calcolare i costi di produzione;
• fornire i dati per le consistenze di magazzino di fine anno, utili per l'approvvigionamento;
• assolvere gli eventuali obblighi fiscali legati alla gestione del magazzino;
• generare, controllare, firmare ed inviare le fatture elettroniche tramite PEC o codice destinatario alla PA, alle attività economiche private con partita IVA e ai consumatori finali;
• generare, inviare, firmare e conservare a norma le fatture elettroniche attive e passive.

Invio Telematico dove previsto dei corrispettivi, con lo scontrino elettronico che permette di non dover più acquistare e/o aggiornare il registratore di cassa, oltre a nuovi tipi di documenti e nuovi codici natura per la fatturazione elettronica in linea con i più recenti aggiornamenti normativi.

Per ulteriori info è possibile contattarci per info ed assistenza o scoprire da te il nostro software di fatturazione elettronica, scaricandolo gratuitamente dalla pagina scarica il software gestionale.

Domande frequenti

Articolo a cura del team tecnico Euromedian, specialisti in software per PMI dal 1998.