Software di Fatturazione: a cosa servono e chi ne ha bisogno

Avviare un’impresa e aprire la partita Iva comporta la necessità di far fronte a una serie di obblighi fiscali a cui adempiere. Si devono emettere fatture, registrare spese e ricavi, predisporre bilanci e naturalmente pagare le tasse e le imposte con le relative detrazioni.

Oltre a fare affidamento a un commercialista, è opportuno prevedere l’acquisto di un software che può semplificare la contabilità, specialmente se non si ha esperienza in materia.

In commercio ci sono i software di fatturazione, utili strumenti per aiutare le aziende e le piccole attività nella loro gestione interna. Si tratta di programmi concepiti per realizzare fatture e fornire indicazioni concrete a proposito dell’impresa, integrando ad esempio la gestione del magazzino, degli articoli e tutte le altre parti coinvolte nel processo di fatturazione.

Prima di addentrarsi nello specifico delle funzioni è meglio definire in cosa consiste il software gestionale. Si tratta di un applicativo da installare sul computer aziendale per ottimizzare e automatizzare, dove possibile, la parte amministrativa e contabile dell’azienda.

Perché bisogna acquistare un software gestionale di fatturazione?

Per comprendere l’utilità di tali programmi è bene esaminarne i vantaggi. Innanzitutto un  software gestionale apporta maggiore velocità, più precisione ed elevata sicurezza. Infatti gli applicativi velocizzano il lavoro, perché una volta imputati i dati necessari, provvedono in modo automatico a effettuare i calcoli o a predisporre i documenti. Trattandosi di applicazioni informatiche la precisione è garantita, come lo è la prevenzione degli errori che potrebbero far rischiare ammende o la perdita di alcune detrazioni dal pagamento delle tasse.

La velocità del sistema permette inoltre di risparmiare tempo, proprio per gli automatismi, mentre specifici protocolli mettono in sicurezza i dati e i documenti allegati, specialmente durante la trasmissione al commercialista o all’Agenzia delle Entrate.

Il software gestionale consente di incrociare i dati, di analizzarli e di costruire report personalizzati con le informazioni desiderate. Infatti impostando la richiesta, il programma provvede a estrarre dati specifici, a fare calcoli e confronti sui ricavi, sulle spese, sul bilancio di un preciso periodo e naturalmente sulle fatture emesse o ricevute. Con tali procedure si possono mettere a punto strategie per migliorare la gestione aziendale e avere sempre il “polso” dell’andamento della propria attività.

Ci sono altri vantaggi da considerare. I software per la fatturazione e la contabilità consentono di operare da remoto. Si lavora sul proprio computer, imputando e registrando i dati, oppure allegando fotografie e scansioni dei documenti cartacei. Successivamente si salva in cloud per avere le informazioni sempre disponibili anche quando si è lontani dall’ufficio oppure semplicemente perché non vadano persi in qualsiasi caso.

Grazie a tale sistema basta connettersi alla rete e trasmettere le informazioni a clienti, fornitori, commercialista e Agenzia delle Entrate all’occorrenza. Inoltre lavorando più rapidamente oltre a risparmiare tempo, si risparmia denaro. Infatti non serve avere una persona che compia i calcoli, è sufficiente digitare i dati e al resto ci pensa il gestionale di fatturazione. Ci sono ulteriori benefici, ma questi sono i più importanti. Sul mercato vi sono diverse tipologie di software e per questo è bene avere in mente ciò che serve, perché la scelta si deve basare sulle funzioni utili per la propria attività.

Non ha senso acquistare un applicativo con opzioni che resterebbero inutilizzate, complicando anche l’uso del programma.

I software vengono creati per i diversi settori, quindi ogni impresa e professionista può trovare l’applicativo riferito al suo ambito economico, in modo da agevolare l’utilizzo e quindi la gestione della contabilità e dell’amministrazione.

Un ulteriore fattore da considerare durante la scelta del software gestionale di fatturazione, è anche l’applicazione di tutte le ultime normative vigenti in materia di fatturazione e fiscalità in modo da avere la sicurezza che tutta la contabilità e le fatture gestite tramite tali software siano a norma con quanto previsto dalle normative.

Dai programmi di fatturazione più generici con il tempo sono stati ideati quelli più adatti a specifici settori come quelli per ristoranti, quelli per alberghi, quelli per i negozi e quelli per la produzione.

Il gestionale di fatturazione per ristoranti è certamente una delle innovazioni più apprezzate perché consente di registrare le ordinazioni in tempo reale e quindi di preparare il conto del cliente in automatico.

I camerieri dotati di tablet o dispositivi elettronici ai tavoli permettono di trasmettere i dati al sistema che provvede a elaborarli. Si possono impostare le scorte di cibi e bevande e avere una panoramica dei conti presentati dai fornitori. Si tratta di un valido aiuto nella completa gestione aziendale, non solo meramente contabile. Per gli alberghi, o meglio ancora per le strutture ricettive di ogni categoria e dimensione, i software consentono di gestire direttamente le prenotazioni, anche nel corso degli anni. In questo modo si può facilmente seguire il cliente in ogni momento, aggiornando conti e pagamenti. I negozi, invece, possono contare su applicativi in grado di gestire prezzi, resi, magazzino, sconti e naturalmente gli ordini ai fornitori. Volendo si possono collegare anche diversi punti vendita e avere statistiche sugli acquisti della clientela.

Le aziende più grandi o comunque legate alla produzione di oggetti di vario genere possono adoperare software gestionali in grado di aggiungere alla fatturazione e alla contabilità anche le operazioni legate alla lavorazione e alle forniture, così da tenere d’occhio le scorte delle materie prime. Ogni settore ha le sue caratteristiche e i software gestionali mettono a disposizione funzioni dedicate, integrando reparti e attività svolte dal professionista o dall’impresa in modo da ottimizzare i tempi e la gestione del lavoro.

Gli applicativi, infatti hanno lo scopo di aiutare l’imprenditore nello svolgimento delle principali mansioni amministrative. Parte del lavoro viene fatta dall’addetto che inserisce i dati, mentre il sistema, appositamente impostato, provvede a fare calcoli, trasmettere dati e fornire statistiche. Indubbia la comodità di tali strumenti, va sottolineata l’importanza dell’adeguamento normativo.

Infatti i programmi vengono periodicamente aggiornati in base alle esigenze delle imprese e alle richieste delle leggi in vigore, così da poter tenere e stampare i registri o trasmettere la documentazione online secondo le prescrizioni normative.

Chi è in procinto di aprire la partita Iva e quindi di avviare la propria impresa, deve mettere in conto l’acquisto di un software gestionale, così da predisporre le fatture in modo corretto, ma anche di avere un valido aiuto nella gestione dell’attività.

Il gestionale è l’ideale per avere la propria situazione amministrativa e finanziaria sotto controllo in tempo reale, così come è utile collegare il programma ai dispositivi utilizzati nel contatto con il pubblico, specialmente in ristoranti e negozi, in modo da registrare i consumi e l’utilizzo delle scorte, nonché di calcolare il conto da presentare all’acquirente.

Il titolare di partita Iva può quindi beneficiare del software in vari modi e lo può considerare un’opportunità per sbrigare velocemente le incombenze fiscali e amministrative senza commettere errori, in modo da disporre di più tempo per porre l’attenzione sul lavoro vero e proprio da sbrigare quotidianamente.