Software Gestionali & Liberi Professionisti

Autore: Euromedian · Specialisti in software gestionali per PMI dal 1998

Avviare uno studio professionale significa aprire la partita IVA e quindi assumersi oneri fiscali spettanti alle imprese. Per questa ragione è necessario emettere le fatture secondo criteri specifici e tenere dei registri contabili per poter calcolare il reddito e corrispondere l'IVA incassata al Fisco, come richiesto dalle normative vigenti.

Software di fatturazione: quali soluzioni?

Non è molto semplice e si rischia di sbagliare, ma c'è la possibilità di avere un valido aiuto informatico. Chi possiede una partita IVA deve occuparsi del monitoraggio della propria contabilità e fare attenzione agli obblighi previsti dalla burocrazia. In commercio ci sono differenti software che possono venire incontro alle esigenze dei liberi professionisti e delle piccole imprese, ognuno pensato per rispondere alle specifiche esigenze di determinati regimi fiscali e contabilità. Un consiglio è quello di non optare per sistemi che offrono più di quanto serva alla propria attività, per evitare di acquistare soluzioni con funzioni che non verranno mai adoperate.

7 errori da evitare nella scelta di un software di fatturazione

Quando i titolari di uno studio professionale scelgono il gestionale per la contabilità del proprio ufficio commettono alcuni errori. Gli esperti del settore ne evidenziano 7 assolutamente da evitare per non spendere denaro inutilmente, ma soprattutto per non commettere irregolarità nel riportare i dati per il calcolo del reddito.

1. Non distinguere le spese deducibili da quelle non deducibili

Chi avvia la propria attività deve naturalmente trovarne un vantaggio economico, quindi è importante sapere bene quali siano i costi recuperabili attraverso la riduzione delle tasse da pagare e quali no. Prima di sostenere una spesa bisogna essere consapevoli di come possa essere dedotta, in modo da non rimetterci dei soldi.

2. Non avere un software gestionale per predisporre le fatture

Fare affidamento a un programma informatico non permette solamente di risparmiare tempo e di avere già dei modelli da compilare semplicemente inserendo i dati personali e gli importi, ma consente soprattutto di adottare un metodo utile a rispettare le normative fiscali vigenti e a predisporre con facilità fatture e registri contabili.

Senza un programma gestionale si rischia di perdere documenti, di non riuscire a tenere in ordine i pagamenti e quindi di sbagliare nelle registrazioni e nelle dichiarazioni al Fisco, con il rischio di ricevere qualche ammenda. Il software gestionale è l'ideale non solo per preparare e inviare preventivi o fatture, ma per tenere sotto controllo i pagamenti attesi dai clienti o le scadenze da onorare con i fornitori: si possono inviare solleciti automatici a chi non ha provveduto a onorare una parcella ed effettuare un monitoraggio completo e costante della situazione contabile, sia delle fatture in uscita che di quelle in entrata.

3. Non controllare la liquidità aziendale

Risulta molto importante conoscere esattamente entrate e uscite, così da avere una visione dell'andamento del bilancio e sapere quanto si sta spendendo, quanta disponibilità di denaro si abbia e quanto si possa ancora utilizzare per non uscire dal budget predefinito. Il software, in questo caso, aiuta il professionista perché permette di aggiornare in tempo reale le spese e gli incassi, così da consentire al programma di effettuare i calcoli sulla disponibilità. Si tiene sotto controllo ogni operazione finanziaria e si possono elaborare statistiche per conoscere i costi mensili ed eventualmente operare alcuni tagli alla spesa dell'ufficio, caricando gli originali delle pezze giustificative cartacee nel sistema semplicemente con una fotografia o una scansione dei documenti.

4. Non registrare immediatamente le spese sostenute

Non registrare subito le spese è uno sbaglio, sia che si tratti di una transazione online sia che si tratti di un pagamento in contanti. Ci vogliono sempre le tracce delle operazioni e non si deve attendere, altrimenti si rischia di dimenticare e di falsare il reddito o i costi deducibili. Inoltre il pericolo è quello di subire un controllo fiscale e di non essere in grado di spiegare la spesa e l'importo pagato perché manca l'annotazione. Il software aiuta a evitare questi errori: in pochi minuti si compilano i campi con date e importi, poi il sistema pensa a ordinare e a svolgere i calcoli richiesti.

5. Perdere le ricevute dei pagamenti

Le ricevute dei pagamenti sono spesso uno dei problemi maggiori per i professionisti, che tendono a smarrirne una parte per la mancanza dell'abitudine a custodire ogni pezza giustificativa delle spese sostenute. Con il software si possono digitalizzare ricevute, fatture e scontrini, così da averli sempre a portata di mano e registrati con il resto dei dati che servono a completare la contabilità: con una foto o una scansione si inseriscono gli scontrini o le fatture nel programma, che le archivia e custodisce per ogni necessità, rendendone facile il reperimento in ogni momento con qualche click.

6. Non tracciare i chilometri percorsi per lavoro

Tra i dati mancanti, sovente, ci sono quelli riferiti ai chilometri percorsi per lavoro. Tra le spese da scaricare c'è il chilometraggio, ma per poter recuperare il costo è necessario registrare e monitorare i tragitti, indipendentemente da luoghi e distanze. Il software permette di digitare le informazioni principali ed effettua automaticamente il calcolo del rimborso spese chilometrico, così da avere sempre la conoscenza precisa dei costi e non perdere i soldi spesi per le trasferte.

7. Non rivolgersi al commercialista

L'ultimo errore della lista, abbastanza comune tra i professionisti, è di non rivolgersi al commercialista. Affidarsi a un esperto è necessario per avere le indicazioni corrette e per verificare che la documentazione sia in ordine, per poi trasmetterla secondo le normative vigenti al Fisco o semplicemente per conservare i bilanci in caso di controlli. Il gestionale di fatturazione, anche in questo caso, è d'aiuto: si risparmia lavoro al commercialista e quindi si spende meno per la sua parcella, ma si ha la comodità di avere la documentazione digitalizzata da inviare all'esperto per l'espletamento delle pratiche come le dichiarazioni IVA e le dichiarazioni dei redditi. Grazie al supporto informatico tutto si svolge nella massima sicurezza.

Cosa deve avere un buon software gestionale

Gli errori descritti aiutano a comprendere quali siano le funzioni dei software gestionali per fatture e contabilità più utili per i liberi professionisti. A ogni mancanza corrisponde un'opzione, e tutte insieme costituiscono la base del software gestionale ideale:

• registrazione delle entrate e delle uscite;
• predisposizione delle parcelle;
• controllo delle scadenze e degli eventuali mancati pagamenti;
• invio di solleciti automatici ai clienti;
• statistiche sulle spese;
• verifica della liquidità disponibile;
• calcolo dei rimborsi spese, incluso quello chilometrico.

In commercio ci sono svariati sistemi con varie opzioni, ma è sempre bene controllare che siano presenti quelle descritte e che le funzioni aggiuntive siano effettivamente utili per lo studio, altrimenti si spenderà di più per un software che rimarrà parzialmente inutilizzato.

Meglio evitare la complessità, soprattutto se non si ha dimestichezza con l'informatica, perché diventerebbe controproducente: il software serve per semplificare il lavoro amministrativo e per permettere alla contabilità di essere corretta e aggiornata, quindi ci si deve limitare alla semplicità di utilizzo e alla presenza delle opzioni importanti per la propria attività.

Non dovrebbero esserci problemi di compatibilità, perché gli applicativi per fatture e contabilità sono concepiti per lavorare sui diversi sistemi operativi presenti sul mercato. Un confronto con il commercialista, tuttavia, può essere utile per scegliere il software più adatto, visto che si dovranno preparare i documenti e trasmetterli all'esperto.

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Domande frequenti

Articolo a cura del team tecnico Euromedian, specialisti in software per PMI dal 1998.