A partire dal 31 maggio, e sino al 2 settembre, i contribuenti potranno segnalare all’Agenzia delle Entrate, mediante adesione ad apposito accordo di servizio, il loro intendimento nella prosecuzione del servizio di consultazione delle fatture elettroniche – emesse e ricevute – tramite piattaforma Fatture e Corrispettivi (F&C). 

Questa scelta, la cui mancata espressione comporterà l’impossibilità di consultare il dettaglio delle fatture elettroniche o di effettuare il download dei relativi files XML, è del tutto facoltativa, e non deve essere confusa con l’obbligo di conservazione. 

Conservazione e consultazione sono, pertanto, due argomenti completamente diversi, sia nelle finalità, che nelle metodologie adottabili, nonché nell’obbligatorietà o meno. 
Facciamo chiarezza andando a delineare gli aspetti fondamentali dell’una e dell’altra. 

La conservazione digitale obbligatoria delle e-fatture

Per introdurre il tema della conservazione delle fatture elettroniche è bene premettere innanzi tutto che si tratta di un obbligo. 

La motivazione risiede nell’obbligo (da sempre esistente) di conservazione della documentazione contabile e fiscale, che deriva da normative tributarie ed anche da disposizioni civilistiche o di altra natura – si pensi al caso di produzione di una fattura in giudizio per la riscossione di un credito. 

Fintanto che le fatture erano cartacee, l’obbligo si traduceva in faldoni pieni di fatture, archiviati e conservati gelosamente sino a scadenza dei termini di prescrizione. Ora, con il fisco digitale, a dover essere conservati sono i files fattura, ovvero gli XML. 

Entrano qui in gioco due ulteriori aspetti fondamentali, che dovrebbero ormai essere entrati nelle corde dei contribuenti ma che è bene comunque ribadire: se parliamo di fatture elettroniche emesse o ricevute da soggetti obbligati alla e-fattura, l’eventuale stampa del contenuto del file XML non è, e non sarà mai, “fattura”. La validità di una fattura elettronica trasposta in stampa è, tra soggetti obbligati, quella di un mero “promemoria”, non opponibile a terzi e non valido ai fini fiscali. 

Da qui il secondo, fondamentale, aspetto: i files fattura non possono essere conservati secondo procedure libere (ad esempio, salvandoli su disco o su chiavetta). Affinché un file fattura XML sia correttamente conservato, e dunque opponibile ai terzi, occorre rispettare una serie di accorgimenti tecnici, (DPCM 3 dicembre 2013 – Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale – CAD – di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, D.M. 17 giugno 2014), accorgimenti che ne rendono certificato ed immutabile il contenuto. 

L’obbligo di conservazione digitale delle e-fatture, previsto dall’articolo 39, comma 3, D.P.R. 633/1972, deve quindi essere adempiuto rispettando i dettami del CAD, il che significa, nel concreto, usufruire dei servizi offerti da uno tra i tanti soggetti certificati (software house) autorizzati alla conservazione a norma – trattasi di servizi a pagamento -, oppure usufruire del servizio (gratuito) messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. 

Il contribuente, pertanto, per adempiere all’obbligo di conservazione può:

 
– Rivolgersi ad un fornitore di servizi “privato”, fornendo tutte le fatture – files XML – da conservare. La procedura di conservazione deve essere portata a termine entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno oggetto di conservazione. Quindi, posto che i Redditi 2020 riferimento 2019 dovranno essere trasmessi telematicamente entro il 31 ottobre 2020 (salvo che non intervengano ulteriori differimenti), il termine per la conservazione delle fatture dell’anno 2019 è fissato per il 31 gennaio 2021. Peraltro, sono molte le software house che nel fornire il canale di invio e ricezione delle e-fattura abbinano al servizio anche la messa in conservazione, senza necessità di ulteriori interventi da parte del contribuente. Sotto questo punto di vista è bene verificare caso per caso gli accordi sottoscritti.

– Avvalersi del servizio di conservazione offerto dall’Agenzia delle Entrate. In questo caso, previa sottoscrizione dell’accordo di servizio, da effettuarsi tramite il sito Fatture e Corrispettivi, l’Agenzia delle Entrate porterà in conservazione automaticamente tutti i files XML emessi e ricevuti che transitano da SDI dal momento dell’adesione in avanti, dando comunque modo di caricare manualmente (ed inviare così in conservazione) i documenti emessi e ricevuti prima della data di adesione. L’accordo di servizio prevede che i documenti conservati con il servizio dell’Agenzia delle Entrate siano mantenuti per 15 anni.

Riassumendo, l’obbligo di conservazione deve essere adempiuto entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, tramite servizi a pagamento o servizio delle Entrate. Non è inconsueto che a latere di software commerciali che espletano anche la funzione di conservazione si sia anche attivato il servizio gratuito del Fisco. Tale comportamento non dovrebbe implicare controindicazioni, trattandosi di una mera duplicazione. 

È bene inoltre ricordare che il servizio dell’Agenzia fa sì che le informazioni siano “messe in cassaforte” dall’Agenzia stessa. I dati, tuttavia, non possono essere oggetto di consultazione da parte dell’Agenzia, mentre possono essere richiesti dal contribuente interessato, previa compilazione di una richiesta (sempre tramite F&C) nella quale deve anche essere specificata la motivazione. 

La consultazione facoltativa del dettaglio delle e-fatture

Nell’immaginare l’impianto del Sistema di Interscambio, l’Agenzia delle Entrate ha messo al centro il proprio ruolo. Il SdI, infatti, funge da collettore delle fatture, e da “ufficio postale”, provvedendo al recapito degli XML ai destinatari finali. 

Nel momento in cui un file XML perviene al SdI, allo stato attuale, questo viene memorizzato nella sua interezza: tutta la fattura, dettaglio compreso, viene archiviata e resa disponibile alle parti. Il soggetto emittente ed il soggetto destinatario, infatti, accedendo all’area riservata di Fatture e Corrispettivi, possono visualizzare non solo l’elenco delle fatture emesse e ricevute ed i dati salienti (numero, data, imponibile, IVA) ma anche il vero e proprio corpo della fattura, potendo anche effettuare il download del file XML o richiedere una stampa della fattura integrale. 

A seguito dei rilievi mossi dal Garante della Privacy con provvedimento del 28 dicembre 2018, la conservazione dell’intero corpo della fattura da parte delle Entrate è stata considerata come un trattamento di dati esuberante la finalità di controllo fiscale. Per questa ragione, la possibilità di consultare il dettaglio dei files XML è stata mantenuta per un periodo transitorio, giusto il tempo di adeguare il sistema informatico, ma a partire dal 31 maggio ed al massimo entro il 2 settembre (Provvedimento Direttore dell’Agenzia delle Entrate prot. 107524 del 29 aprile 2019), affinché il servizio prosegua, occorrerà sottoscrivere un nuovo accordo di servizio ai fini della consultazione stessa. 
Focalizziamo gli aspetti salienti: 

1. la conservazione è obbligatoria, la consultazione no;
2. conservazione e consultazione sono due aspetti diversi, regolati da due accordi diversi ed indipendenti tra di loro. Pertanto, laddove si fosse espressa adesione al servizio di conservazione, e non si intendesse aderire alla consultazione, la conservazione proseguirà normalmente, e se si intende interrompere anche tale servizio occorrerà esprimere revoca espressa (sempre tramite Fatture e Corrispettivi).

Diverse sono anche le durate: la conservazione, come si è detto, copre un lasso di tempo di 15 anni. La consultazione, invece, consente di “vedere in linea” le fatture emesse e ricevute, dettagli compresi e con possibilità di download, sino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione del file XML da parte del SdI. 

Decorsi i due anni, così come accadrà decorsi i termini, senza che intervenga adesione espressa al servizio di consultazione, l’Agenzia delle Entrate manterrà memorizzati i dati “minimali” delle fatture, ovvero le informazioni che sono stati riconosciute come necessarie all’accertamento (i dati di cui all’articolo 21 del D.P.R. 633/72, ma senza le righe di dettaglio – in sostanza, gli stessi dati che riceveva con l’invio dello “spesometro”) e tali dati saranno mantenuti per 8 anni. 

Ai fini di decidere se aderire o meno al servizio di consultazione è bene sapere che: 

• Il caso del “mancato recapito” continuerà ad essere gestito come ora: quanto il SdI non riuscirà a recapitare un file fattura, questo resterà a disposizione integralmente su F&C, fino a presa visione. Ad avvenuta visione, che equivale a consegna, sarà ancora consultabile solo se si è scelto il servizio di consultazione.
• In caso di mancata adesione, una volta recapitato il file, questo non sarà più disponibile su F&C (pur potendo comunque essere memorizzato dall’Agenzia poiché la controparte ha invece deciso per l’adesione). Quindi, se si tratta, per esempio, di una e-fattura ricevuta via PEC, se il messaggio viene inavvertitamente cancellato, non vi sarà modo di richiederne copia tramite F&C.
• In caso di adesione, l’Agenzia delle Entrate e la Guardia di Finanza potranno utilizzare i files per le attività di controllo di cui agli articoli 51 del D.P.R. 633/72 e 32 del D.P.R. 600/73, sentita l’autorità Garante per la protezione dei dati personali.
• Se la metodologia di contabilizzazione adottata comporta, per esempio, che il consulente fiscale prelevi (massivamente o meno) i files da F&C, l’adesione al servizio di consultazione sarà “obbligata”, per quanto non obbligatoria, a meno che non si rinunci alla possibilità di prelevare i files dal “cassetto” dell’Agenzia e non provveda direttamente il contribuente a fornire tutti gli XML emessi e ricevuti al proprio consulente.

Scarica brochure per servizi di conservazione e fattura elettronica

Infine la conservazione e consultazione come detto in precedenza può essere svolto anche da fornitori privati, per maggiori delucidazioni puoi scaricare la brochure