Vediamo ora in cosa consistono i software gestionali di fatturazione ed il perché questi dovrebbero essere sfruttati da parte di diverse figure che operano nel settore commerciale.

Cosa sono i software gestionali di fatturazione?

Quando si opera in un ambito abbastanza vasto come potrebbe essere quello economico, inteso come produzione di beni e servizi con tanto di relativa vendita, le fatture assumono una grande importanza. Queste devono essere sempre compilate con attenzione ed allo stesso tempo devono essere impostate in un certo modo, in maniera tale che queste possano essere facilmente analizzate e comprese da parte dei propri clienti. Per prevenire che la fattura debba essere ogni volta compilata a mano o comunque che questa non sia in regola con le diverse normative in vigore, nascono i software di fatturazione, che sono semplici programmi che permettono di ottenere diversi vantaggi come, ad esempio, poter avere un modello preimpostato per la realizzazione e compilazione delle fatture, che avverrà in maniera alquanto semplice e professionale. Il software si presenta ovviamente con altri vantaggi ma quello principale consiste nell’agevolare le comunicazioni economiche, intese come appunto l’invio della fattura, tra impresa e clienti e azienda e fornitori. Pertanto questi programmi offrono la concreta opportunità di offrire un livello di operatività unico a coloro che si occuperanno della contabilità e burocrazia quotidiana dell’azienda.

A chi sono utili i Software gestionali di Fatturazione?

Il software di fatturazione risulta essere utile per diverse figure le quali potranno essere in grado di trarre non pochi vantaggi dall’utilizzo di questo applicativo. In primo luogo vi sono le imprese, sia piccole che medie e grandi, che avranno un valido alleato per quanto riguarda la gestione delle fatture e delle documentazioni che dovranno essere inviate ai propri clienti o allo studio commercialista che segue l’azienda permettendo di prevenire una serie di complicazioni che potrebbero avere non poche ripercussioni: archiviare le fatture e soprattutto averne sempre una copia pronta ad essere stampata rappresentano motivazioni valide che motivano l’utilizzo di questi particolari prodotti informatici. Oltre alle imprese, questo tipo di software gestionale è utile anche ai singoli imprenditori in quanto, lo scopo finale che si potrà ottenere sarà il medesimo. Che si tratti di semplici artigiani oppure di figure professionali che operano in altri settori, come ad esempio tecnici informatici ed altre figure, la differenza è assente ovvero questo software sarà in grado di offrire loro la possibilità di avere sempre a portata di mano lo stato della contabilità e, di conseguenza, avere il costante controllo di entrate e uscite, . Inoltre anche i commercialisti possono optare per l’utilizzo di questo particolare tipo di programma che permetterà loro di effettuare un’archiviazione attenta e precisa atta ad evitare eventuali confusioni e scambi di fatture tra i vari clienti che si affidano al commercialista stesso.

Perché sono utili questi software gestionali

Come facilmente intuibile questi software sono utili in quanto permettono di evitare delle perdite di tempo per quanto riguarda la realizzazione di uno schema ben preciso per la creazione della fattura stessa. Molto spesso ci si affida al classico foglio di calcolo virtuale che, per quanto possa essere visto ancora oggi come uno strumento utile per prevenire la realizzazione di fatture non corrette, col software si potrà risparmiare parecchio tempo e prevenire una vasta serie di errori. Occorre dunque sottolineare come un software di fatturazione, grazie ai diversi tipi di modelli di fattura, permette di evitare di dover svolgere manualmente la creazione delle diverse fatture e di automatizzare tanti aspetti della stessa coma l’inserimento dell’intestatario fattura, il calcolo dei costi e dell’IVA, i pagamenti, calcolo degli acconti ricevuti, etc. Va inoltre fatto presente che la fattura elettronica creata con un software ad hoc, permette di essere archiviata per lunghi archi di tempo senza dover occupare parte del proprio ufficio con i “classici” faldoni pieni di fatture cartacee. Si sottolinea inoltre che utilizzando gestionali di fatturazione si avrà una comunicazione rapida col commercialista il quale potrà in ogni momento conoscere lo stato della fatturazione e della contabilità consentendogli di avere sempre il polso dell’azienda , di conseguenza, di fornire indicazioni e consigli sempre pertinenti allo stato delle cose. Pertanto il software si presenta con tutte le carte in regola ed in grado di risolvere una vasta serie di complicazioni che potrebbero essere tutt’altro che semplici da affrontare e da risolvere in maniera rapida. Con la comunicazione telematica, supportata dalla gran parte dei software del genere, si potrà avere la certezza che il proprio modo di operare sia sempre corretto, immediato e soprattutto in linea con le leggi e normative vigenti.

Problemi risolti col software gestionale

Sul fronte problemi che questo software è in grado di risolvere spicca quello dell’archiviazione che, come già detto prima, potrebbe avere un impatto negativo sull’impresa stessa. Viene inoltre rispettata la normativa relativa alla conservazione della stessa fattura che, per legge, deve essere mantenuta per dieci anni. Grazie al fatto che si parla di fatture elettroniche l’impresa non avrà alcuna difficoltà nell’effettuare l’archiviazione visto che questa verrà svolta automaticamente del software, che creerà almeno due copie dello stesso documento, prevenendo quindi la perdita dei dati. Pertanto l’azienda potrà essere sicura che adottando un software gestionale di fatturazione godrà del massimo livello di professionalità possibile con la massima sicurezza. Tali software risolvono anche il problema dei lunghi periodi che intercorrono nelle comunicazioni dirette importanti, come quelle tra commercialista e clienti che molto spesso non avvengono in modo puntuale. Grazie all’utilizzo di questo particolare software anche questo genere di problema potrà essere facilmente sconfitto e potrà finalmente essere rimosso dall’impresa, che si dimostrerà come operativa ed in grado di effettuare lo scambio delle diverse informazioni in modo rapido e preciso. Inoltre firma digitale, timbro dell’impresa e tutte le informazioni previste per legge che devono essere presenti nella fattura, come ad esempio nome dell’azienda e altri dati, saranno inseriti automaticamente nella stessa fattura creata con questo software. Questi sono quindi i diversi problemi che potranno essere facilmente risolti nel momento in cui si decide di utilizzare questo genere di programma, definito come il vero alleato delle imprese che fatturano parecchio e che quindi devono tenere sotto controllo costante la propria contabilità.

Vantaggi e svantaggi software gestionali

I vantaggi che si possono ottenere sono diversi e tra di essi spicca:
  • invio rapido delle fatture ai clienti;
  • sicurezza del fatto che il documento sia arrivato a destinazione;
  • personalizzazione della fattura;
  • differenti modelli di fattura che potranno essere scelti dall’impresa in base alle proprie esigenze;
  • rispetto delle normative in vigore sulla fatturazione;
  • archiviazione automatica dei documenti;
  • possibilità di poter reperire vecchie fatture per i controlli;
  • rapidità nella comunicazione col commercialista;
  • accesso anche da remoto ai vari documenti aziendali, intesi ovviamente come fatture.
Si tratta quindi di buoni vantaggi che permettono di prevenire una serie di situazioni negative e che riescono a rendere l’impresa maggiormente professionale.